会議は設備のととのった貸し会議室で

東京、名古屋、大阪といった大都市圏を中心に、貸し会議室に対するニーズの高まりと、これに応えるサービスの量的広がり、質的多様化が急速に進んでいます。

 

貸し会議室を利用しなければならない事情としては、「会議を開く必要があるが、社屋内に十分なスペースがない」といったケースがもっとも多いでしょう。日々のちょっとしたミーティングなら小さい部屋ででもオフィスの片隅ででも済ませることもできるでしょうが、定例的な大会議だと、開催するのに十分なスペースを社屋内に用意できない会社は少なくありません。長く経営している会社ほど実務スペースが広がりつづけてきているため、いきおい部屋はふさがってしまいがちなのです。

こうした事情の解決が、貸し会議室というサービス本来の目的です。

 

貸し会議室を借りるならば、会議の目的や利便性を考えてさまざまなロケーションを選ぶことができます。

会社から近いところを選ぶこともできますし、複数の拠点から人が集まるようなら、交通の便がよく、合流しやすいポイントを選ぶこともできます。

会議の性格に応じて、フレキシブルにロケーションを変えられる点は貸し会議室の大きなメリットです。

 

前述のように、長く経営している会社ほど実務スペースが必要になるものです。そういう社屋に、会議室のスペースを常設するのは、あまり効率的なやり方とはいえません。資金面でもスペースの面でも余裕があるのなら話は別ですが、ほとんどのケースではそういうわけにはいかないでしょう。

「会議は貸し会議室で」と割り切ってしまえば、必要なときだけ使えばよいので、会議室スペースを「在庫」として持つことはなくなります。スペースのメンテナンスも必要なくなるので、経費を節約することができます。

ただし、かなり頻繁に会議をおこなう職場であるとすれば、常設の会議室を持つことも検討に値するケースもあるでしょう。会議をおこなうペースと、貸し会議室を借り受ける賃貸料を計算して、損得を考える必要があります。



 

気持ちを切り換えて会議にのぞめる

ある程度定型化されたビジネス行動は仕事の効率を上げてくれます。しかし、仕事に慣れるということは仕事に飽きることでもあるでしょう。似たような日常の積み重ねは惰性的に固定され、あたらしい発想を生むさまたげになることもあります。

「空間」の持つさまざまな特性は、実際のところ人の心理にかなり大きく影響するものです。広さや天井の高さ、部屋や手元の明るさ、壁やデスクトップの色・質感、会議参加者同士の位置関係……細かいさまざまな要素が、会議に集まった人たちの意欲や発想、集中力に影響しています。

日常とは異なるスペースに会議の場を移すことで、気持ちが切りかわってリフレッシュされ、新鮮な発想が生まれることもあるでしょう。

場所柄、雰囲気を切り換えることが簡単にできる。この点も貸し会議室を利用するメリットです。

 

会議には、資料や映像・画像を映写するスクリーンやプロジェクター、音響機器、IT通信環境などが必要になることがあります。会議室そのもののコストと同様に、そういった機器についても、高価なわりに使用頻度が高くないという事情がえてして生じるものです。そういう場合、高価な機材を常備しておくのはやはり効率的ではありません。

貸し会議室であれば、基本的な音響機器は基本料金で利用できることもありますし、高価な機材も「必要なときにだけ」使えますので、トータルで見たコストを安く抑えることもできます。

この点についても、そうした高価な機材が必要になる頻度を考え、自社で持つ方がよいか貸し会議室で借りる方がよいか、検討するといいでしょう。

 

会議室内のデスクとチェアーの配置、レイアウトには会議の性格に合わせて何種類かがあります。

会議室奥の演壇やホワイトボード、スクリーンの方向に向かってデスクを並べるのが「スクール型」です。デスクは3人掛けなど長いタイプが用いられることがあり、また演壇には何人かのパネリストが横一列に並ぶ「パネルディスカッション」形式になることもあります。

この形式でデスクがなく、チェアーのみが前方を向いている形式は「シアター型」といいます。引き起こしてミニデスクのように使えるボードが付いたチェアーを置くこともあります。

これらスクール型やシアター型のレイアウトだと、後の方の参加者が発言するときには、前の方の人は後を振り返らなければなりません。幅広い出席者が発言するような議論の場であれば、アメリカの学校に見られるような「車座型」のレイアウトが向いているでしょう。お互いの顔が見えやすくなります。

同じように出席者の顔がお互いに見やすいレイアウトには「ロの字型」や「コの字型」があります。話し合いを深めるためには適した形式です。厚生労働省の中央社会保険医療協議会（中医協）だと、左右に「診療側委員（医師会と製薬会社）」と「支払側委員（健康保険組合）」、中央に「公益委員（学者・有識者）」と、「陣営」ごとに分かれてコの字型に配置され、時に熱いバトルがおこなわれます。『朝まで生テレビ』も基本「ロの字型」のレイアウトになっているようです。

議論を盛り上げるには「ロの字型」か「コの字型」が向いています。

自社内の会議室でレイアウトをいちいち変えるのは大変です。また、ロの字型やコの字型はどうしてもスペース効率が悪くなるため、参加人数が多くなるとかなり広い部屋が必要になってきます。

こうした事情を考えても、スペースやレイアウトを自在に選び指定できる貸し会議室の利用価値は高いのです。




 

特殊な要望、細かい要求にも対応できる

会議をおこなう以上、ほとんどの場合、なんらかの形で記録を残すでしょう。議事録のこともあれば、報告書のこともあります。

そうした記録を作成するために、録画・録音する必要が生じることもあるでしょう。ほとんどの貸し会議室業者は、そのために必要な機材をオプションサービスで貸してくれます。

また、文字ベースの記録を作成していくために、映像や音声を「文字起こし」する作業が必要になることもあります。この作業は意外にたいへんで、ある程度訓練を積んだ人でも「録音データ時間の3倍」はかかると言われます。短時間のデータならともかく、2時間も3時間もあるような録音データを文字起こしできる人材を社内で育成するには、年単位の相当な期間がかかるでしょう。

文字起こしの作業をおこなう専門の業者がありますので、必要ならそのような業者を利用した方が楽で安上がりです。貸し会議室業者自身が直接このサービスを提供することはほとんどないでしょうが、提携している業者の中から、プライバシーポリシーを明示して「Pマーク」認証を受けている、機密保持の面で安心できるところを紹介してもらえるでしょう。

また、海外からの参加者もあって英語その他の外国語も使われる会議だと、同時通訳者が必要になることもあります。大きな国際会議ですと、メインの会議室とは別に同時通訳者が何人か詰めるブースが用意され、そこから翻訳された発言が流される形を目にします。

翻訳・通訳についても、必要であれば貸し会議室業者が紹介できるでしょう。

会議にもさまざまな形態・性格があり、必要とされるものもそれぞれに変わってくると思われますが、どんなものであれ、まずは業者に相談してみましょう。できる限りの協力はしてくれるはずです。

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